Systemy zarządzania przedsiębiorstwem są coraz powszechniej wdrażane w polskich firmach. Przedsiębiorcy stają się coraz bardziej świadomi zmian, jakie zachodzą w świecie biznesu. Dostrzegają rosnące w związku z tym wymagania, jakim muszą sprostać. Dlatego dążą do informatyzacji firm i automatyzacji procesów biznesowych. Chcą w ten sposób zwiększyć swoją przewagę na rynku i spełnić oczekiwania klientów. Wielu właścicieli firm stara się jednak znaleźć złoty środek między korzyściami a kosztami wdrożenia systemu zarządzania firmą.
Wybór systemu ERP
Chcąc sprostać oczekiwaniom swojej branży, przedsiębiorcy decydują się na implementację jedynie wybranych modułów ERP lub (zamiast dedykowanego systemu) korzystają z gotowego dostępnego na rynku oprogramowania dla firm. Niestety często okazuje się to błędem. Informatyzacja tylko części procesów zachodzących w firmie prowadzić może do pewnego zaburzenia jej rozwoju i wbrew oczekiwaniom spowodować zaburzenia w komunikacji wewnętrznej. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest zintegrowany system zarządzania firmą, obejmujący wszystkie obszary jej funkcjonowania.
Tańsze niż dedykowany system ERP są gotowe rozwiązania biznesowe, oferowane przez licznych producentów oprogramowania dla firm. Ich kupno wiąże się z niższymi kosztami, ponieważ nie wymaga złożonych analiz przedwdrożeniowych. System jest od razu gotowy do implementacji w przedsiębiorstwie, bez wprowadzania modyfikacji. Jest to szybki proces nie wymagający dodatkowych kosztów, poza późniejszą aktualizacją licencji. Wybór gotowego systemu ERP zmusza jednak firmę do przystosowania się do możliwości oprogramowania, co bywa znacznym utrudnieniem.
Znacznie lepszym wyjściem jest wybór dedykowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Zastosowanie autorskiego oprogramowania pozwala na jego elastyczne dostosowanie do specyficznych procesów zachodzących w firmie. Pozwala to usprawnić funkcjonowanie firmy bez wprowadzania zbędnych ograniczeń.
Analiza przedwdrożeniowa ERP
Skuteczne dostosowanie funkcjonalności systemu ERP do potrzeb biznesowych firmy wymaga przeprowadzenia gruntownej analizy przedwdrożeniowej. Obejmuje ona identyfikację celów, oczekiwań oraz występujących do tej pory problemów. Konieczne jest dokładne poznanie obecnego przepływu informacji i wszystkich procesów zachodzących w firmie na każdym jej szczeblu i pomiędzy nimi. Dostawca systemu ERP powinien poznać specyfikę pracy na wszystkich stanowiskach i poziomach organizacji, uwzględniając również potrzeby pracowników. Wskazane jest przeprowadzenie spotkań oraz szczegółowych rozmów z pracownikami, nie tylko z jednym wydelegowanym przedstawicielem firmy. Ważne jest zapoznanie się z procesami od strony praktycznej i technicznej, nie tylko teoretycznej.
Chcąc uniknąć problemów z korzystaniem z oprogramowania w przyszłości warto od razu przestawić pracownikom firmy założenia, jakie ma spełniać system ERP w ich codziennej pracy. Każdy użytkownik powinien być świadomy, że zadania, które będzie realizował przy użyciu systemu ERP będą elementem większej całości i wszelkie błędy czy braki danych będą wpływały na funkcjonowanie całej firmy.
Integracja systemu
Wiele przedsiębiorstw korzysta od dłuższego czasu z jedynie częściowych rozwiązań informatycznych. Właściciele firm chcieli w ten sposób ograniczać koszty i zautomatyzować tylko część procesów, uznawanych za najważniejsze lub wymagające najbardziej specjalistycznej lub odpowiedzialnej pracy. Najczęściej stosowane w tym celu jest oprogramowanie działu księgowego. Traktowane jest ono jako możliwe do najprostszego wyizolowania spośród procesów biznesowych. Finanse odbierane są jako kluczowy element każdego biznesu. W firmach produkcyjnych stosowane są również zewnętrzne narzędzia do projektowania.
Planując wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania firmą należy zastanowić się czy stosowane do tej pory narzędzia mają zostać zachowane czy zastąpione nowymi modułami ERP. To drugie rozwiązanie wymagać będzie importu danych z jednego systemu do nowej bazy danych, a pracownicy będą musieli nauczyć się korzystać z nowego środowiska pracy. Warto przeanalizować możliwe koszty i zyski takiego działania. Bardziej opłacalne może okazać się przeprowadzenie integracji obu systemów.
Przygotowując się do wdrożenia platformy ERP koniecznie trzeba uwzględnić możliwość dokonania integracji z zewnętrznym oprogramowaniem. Niektóre gotowe systemy mają ograniczone możliwości i nie będą kompatybilne ze stosowanymi do tej pory w firmie narzędziami. Autorskie dedykowane systemy ERP, z uwagi na możliwość modyfikacji, nie będą powodować takich problemów.
Analiza kosztów wdrożenia
Najistotniejszym aspektem wdrożenia systemu ERP, na jaki zwracają uwagę właściciele firm i menedżerowie jest cena. Na koszty systemu ERP składa się zazwyczaj kilka elementów. Wycena obejmować może działania takie jak: analiza przedwdrożeniowa, wdrożenie, licencja, infrastruktura, szkolenie użytkowników, utrzymanie systemu oraz prace modyfikacyjne. Analizując wysokość kosztów, przedsiębiorcy liczą na jak najniższą cenę końcową. Starają się maksymalnie ograniczyć wydatki. Podejmowane są wówczas działania takie jak:
- rezygnacja z części modułów,
- skrócenie czasu analizy przedwdrożeniowej i szkoleń,
- wybór najtańszego sprzętu w ramach wymaganej infrastruktury,
- wybór gotowego systemu ERP, bez możliwości modyfikacji,
- wybór starszej wersji oprogramowania.
Niestety działania zmniejszające koszty systemu ERP w ostatecznym rozrachunku wcale nie przynoszą firmie korzyści. System może okazać się niedostosowany do specyficznych potrzeb firmy, pracownicy niewłaściwie przeszkoleni, a używany sprzęt awaryjny. Przestarzałe czy niepełne wersje oprogramowania w krótkim czasie będą wymagały aktualizacji, co może okazać się bardzo kosztowne z uwagi na ciągłe wprowadzanie nowych technologii. Patrząc w dłuższej perspektywie czasu, korzystniejsze dla przedsiębiorstwa okazuje się wdrożenie dedykowanego systemu zarządzania firmą.
Wybór dostawcy ERP
Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu ERP bardzo ważne jest rozpoznanie rynku i wybór właściwego dostawcy systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Wybór spośród licznej konkurencji może wydawać się trudny, dlatego warto przygotować zawczasu listę kluczowych aspektów, jakie musi spełnić dostawca. Do najważniejszych oczekiwań wobec firmy zajmującej się wdrożeniami ERP należą:
- doświadczenie we wdrożeniach w tej samej branży,
- doświadczenie w budowaniu dedykowanych rozwiązań informatycznych,
- kwalifikacje techniczne i merytoryczne pracowników,
- możliwe do zweryfikowania referencje od klientów,
- możliwość sprawdzenia referencji i doświadczenia pracowników (koordynatorów), którzy mają bezpośrednio zająć się wdrożeniem,
- przetestowanie wersji demo systemu ERP,
- oferowanie spotkań i szkoleń u klienta.
Podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu ERP nie jest możliwe bez przeprowadzenia wnikliwych analiz i przygotowań. Zakres wdrożenia zależny jest w dużej mierze od możliwości finansowych firmy i jej potrzeb biznesowych. W przypadku dużej specyfiki działań firmy na tle konkurencji warto brać pod uwagę dedykowane systemy ERP. Ich implementacja wymaga jednak przeprowadzenia pogłębionych analiz dotychczasowych procesów biznesowych, przyszłych planów rozwojowych i potrzeb. Wybierając dostawcę ERP konieczne jest rozpoznanie jego doświadczenia i kwalifikacji. Nie powinna to być nieprzemyślana decyzja. Zależeć będzie od niej sprawność i przydatność systemu, ale i jakość przeszkolenia użytkowników.