Efektywne wdrożenie systemu zarządzania firmą oznacza wdrożenie zakończone zgodnie z harmonogramem. Niestety w praktyce często spotkać się można z licznymi problemami i opóźnieniami. Na efekt końcowy wpływa wiele czynników występujących w ciągu procesu implementacji. Każdy z nich powoduje przesunięcie w czasie terminu zakończenia prac oraz zwiększenie kosztów. Konsekwencje mogą być jednak znacznie groźniejsze dla przedsiębiorstwa. Błędnie wdrożony system ERP może spowodować spadek wydajności pracy, konflikty i niezadowolenie wśród pracowników. Chcąc uniknąć negatywnych skutków błędów warto zawczasu je przewidzieć i im przeciwdziałać.
Bariera ekonomiczna
Najczęstszym błędem, jaki popełniają przedsiębiorcy decydujący się na wdrożenie systemu zarządzania firmą jest chęć ograniczenia kosztów. W celu redukcji nakładów finansowych świadomie wybierany jest zakup starszego oprogramowania. Jest ono gorsze, bo szybko stanie się nieaktualne i wymagające modyfikacji, które mogą okazać się znacznie bardziej kosztowne. Podobnie ma się sprawa z zakupem niezbędnej infrastruktury. Tańszy sprzęt okazuje się często awaryjny. Zdarza się też, że celowo narzucane jest skrócenie czasu wdrożenia i przeprowadzanych jest mniej szkoleń lub konsultacji, żeby ograniczyć liczbę godzin realizowanych w ramach projektu.
Błędy organizacyjne i komunikacyjne
Często występującym problemem podczas wdrożenia systemu ERP jest rozbieżność między procedurami i strukturą organizacyjną firmy a wymogami oprogramowania. Następuje to szczególnie w przypadku gotowych rozwiązań informatycznych. Firmie ciężko jest przystosować się do nowych zasad funkcjonowania. Dlatego znacznie korzystniejszy dla przedsiębiorstwa jest wybór dedykowanej platformy zarządzania firmą, która zostanie dostosowana do specyficznych procesów biznesowych.
Utrudnieniem jest również niewłaściwa komunikacja występujących problemów i awarii. Pracownicy firmy mają kłopoty z porozumieniem się ze wdrożeniowcami, nie rozumieją stosowanej terminologii, procedur oraz faktycznego celu wdrożenia systemu ERP. Brak jasno określonych procedur zgłaszania błędów powoduje dezinformację i rozproszenie odpowiedzialności lub wielokrotne powielanie tego samego komunikatu przez różne osoby. Dodatkowym utrudnieniem może być przekazywanie informacji przez pośredników, którzy mogą ją zniekształcić.
Czynnik ludzki
Istotną rolę w skuteczności wdrożenia mają pracownicy firmy i ich stosunek do zmian. Ludzie z natury obawiają się tego co nowe. Jeśli cele wprowadzania nowego systemu zarządzania firmą nie zostaną im wyraźnie przedstawione mogą odczuwać opór przed zmianą. Wiąże się z tym lęk przed utratą swojej dotychczasowej roli w firmie. Występować może też obawa przed nadmierną kontrolą wykonywanej pracy oraz ponoszeniem odpowiedzialności za ewentualne błędy. Niechęć budzą również szkolenia, szczególnie jeśli mają być prowadzone poza godzinami pracy. Problemem może być też brak motywacji pracowników do nauki obsługi systemu. Traktują to jako dodatkowo narzucone obowiązki. Postępowanie takie może doprowadzić do powrotu przez pracowników do starych sprawdzonych metod pracy i celowego unikania korzystania z nowego systemu ERP.
Rola czynnika ludzkiego może przejawiać się również po stronie zespołu wdrożeniowego. Umiejętność komunikacji i współpracy konsultanta nadzorującego wdrożenie ma ogromny wpływ na jego przebieg i efekt końcowy. Błędne przekonania czy podejście do pracowników może doprowadzić do niewłaściwego przekazania informacji o oczekiwaniach, występujących problemach i procedurach. Nieodpuszczalne jest, by wdrożeniowiec przeceniał wiedzę i umiejętności użytkowników przekazując wiedzę w zbyt skomplikowany sposób lub przeciwnie, wykazywał niezadowolenie ich brakiem kompetencji. Brak porozumienia prowadzić może do wzajemnych oskarżeń o wywoływanie problemów i utrudnianie sobie nawzajem pracy. Zbyt sztywne trzymanie się harmonogramu i nieuwzględnianie uwag pracowników odbierane jest przez nich jako celowe szkodzenie firmie. Dlatego ogromne znaczenie ma wyjaśnienie zasad i zakresu prowadzonych działań już od początku współpracy.
Błędy merytoryczne
Błędy we wdrożeniu systemu ERP wynikać mogą z braków wiedzy na temat działania firmy i samej platformy. Nie dość wnikliwa analiza potrzeb firmy i jej specyfiki prowadzić może do zastosowania zbyt uproszczonych funkcjonalności systemu. W przypadku części firm błędem jest stosowanie gotowego oprogramowania, nawet jeśli sprzedawane jest przez dostawcę jako dostosowane do potrzeb danej branży. Niewiedza użytkowników na temat zasad użytkowania platformy powodować może z kolei nieadekwatne zgłaszanie usterek lub nieświadomość, że coś działa nieprawidłowo.
Podstawowym działaniem, które pozwoli uniknąć występowania błędów podczas wdrażania systemu ERP jest prawidłowa komunikacja na każdym etapie współpracy firmy z dostawcą oprogramowania oraz świadomość potrzeb biznesowych firmy. Wiedząc, jakie procesy można skutecznie usprawnić możliwe będzie dopasowanie zakresu wdrożenia do oczekiwanych efektów. Wszelkie decyzje o redukcji kosztów powinny być szczegółowo omówione z konsultantem, który musi poinformować, jakie przyniesie to konsekwencje dla firmy. Ważny jest dobór odpowiednich osób do współpracy spośród przedstawicieli firmy oraz wdrożeniowców. Sprawne współdziałanie znacznie ułatwi proces implementacji platformy ERP i pozwoli uniknąć dodatkowych kosztów czy opóźnień.